Come svolgere un’assemblea di condominio online

L’epidemia di Coronavirus ha reso necessarie norme di distanziamento sociale molto stringenti, impedendo di fatto riunioni e assembramenti di varia natura.

Tra le forme di aggregazione vietate dalle normative vigenti in questa fase di emergenza rientrano anche le assemblee di condominio. 

In effetti, le assemblee di condominio possono coinvolgere molte persone, in base ovviamente al numero di unità abitative presenti nell’immobile, di conseguenza rappresentano un rischio di contagio per i condomini e per l’amministratore. 

Detto ciò, considerando il lockdown attivo ormai da diverse settimane e un futuro molto incerto rispetto a queste forme di aggregazione, risulta essenziale trovare soluzioni alternative per svolgere comunque gli incontri. 

Una soluzione potrebbe essere lo svolgimento dell’assemblea di condominio online. 

Vediamo insieme come organizzarsi in tal senso. 

Assemblea di condominio online: qualche premessa

Le assemblee di condominio sono incontri ufficiali, che rispondono a regole molto precise alle quali attenersi. 

Ad esempio, devono essere organizzate in modo da consentire la partecipazione a tutti (o comunque al numero minimo richiesto per legge), senza creare ostacoli o barriere di nessun genere. 

L’assemblea di condominio online potrebbe, quindi, andare incontro a vizi di forma tali da invalidarla, perché uno o più condomini non ha accesso a internet oppure non è in grado di utilizzare gli strumenti necessari per prendervi parte. 

Un altro rischio di invalidità è la mancata ricezione della convocazione, a causa magari di ritardi nella consegna della posta. 

Si consiglia, in questo caso, di abbinare alla raccomandata con ricevuta di ritorno – che però espone il postino e il condominio a rischi di contagio – anche l’invio di una pec alla casella email dei condomini. 

Anche in questo caso, potrebbe esserci l’inquilino che non dispone di una email o non è pratico con queste tecnologie, rendendo tutto vano. 

Si tratta di rischi evidenti, ma in condizioni di emergenza bisogna fare di necessità virtù, confidando anche nel buon senso di tutte le persone coinvolte. 

Assemblea di condominio online: il problema del luogo fisico

Una assemblea di condominio tradizionale necessita di un luogo fisico nel quale svolgerla, che va comunicato con largo anticipo a tutti gli inquilini, nel rispetto di quanto indicato prima. 

Nel caso di una videoconferenza, il requisito del luogo fisico decade. 

Come comportarsi in questo caso? 

Il nostro consiglio è utilizzare dei software – che elenchiamo più avanti nell’articolo – che consentono la creazione di una sorta di luogo virtuale preciso, raggiungibile ad esempio attraverso un link univoco dedicato. 

Cosa vuol dire? 

Che, in fase di comunicazione, invece di indicare il luogo fisico dell’incontro, con l’indirizzo e i vari dettagli necessari (scala, piano, interno, ecc…), si fornisce un link ipertestuale che conduca alla stanza virtuale nella quale si svolgerà il meeting. 

Si consiglia, però, di indicare anche un luogo fisico, ad esempio quello dello studio dell’amministratore di condominio che andrà ad organizzare e gestire la videoconferenza.

Riunione di condominio online: come gestire le deleghe e le votazioni

Un altro elemento alquanto controverso quando si parla di riunioni di condominio online è la gestione delle deleghe e delle votazioni. 

Delega

In effetti, la legge prevede lo strumento della delega in caso di impossibilità a partecipare alla riunione. Come sai, questo documento deve essere firmato e consegnato all’amministratore di condominio. 

Non potendo gestire la consegna a mano, è possibile fare due cose: 

1. Inviare il documento tramite raccomandata A/R. In questo caso, però, è necessario uscire di casa e recarsi presso l’ufficio postale o il provider autorizzato;
2. Effettuare una scansione del documento firmato, da inviare tramite pec. 

Come puoi immaginare, il secondo punto richiede competenze e strumentazioni che non tutti possiedono, creando quei problemi indicati nella prima parte dell’articolo. 

Si può inviare una foto del documento via WhatsApp? 

Purtroppo la giurisprudenza non si è espressa in tal senso, quindi non siamo in grado di fornire una risposta a questa domanda. 

Anche in questo caso, forse, in una condizione di emergenza e di assenza di linee guide, potrebbe essere sufficiente affidarsi al buon senso. 

Per fortuna, la legge non prevede l’obbligo di sottoscrizione del verbale da parte del presidente e dei segretari. 

Votazione

L’altro problema consiste nella gestione della votazione. 

In una assemblea di condominio online può avvenire essenzialmente in tre modi: 

• Tramite alzata di mano, se la teleconferenza avviene comprendendo anche il collegamento video;
• A voce, facendo l’appello e chiedendo singolarmente ad ogni partecipante il proprio voto, che andrà poi verbalizzato;
• Per iscritto, tramite eventuale chat resa disponibile dal software utilizzato per la riunione online. 

Vediamo, ora, quali strumenti utilizzare per realizzare una assemblea di condominio online davvero efficace. 

Assemblea di condominio online: quali strumenti utilizzare

La gestione di una riunione di condominio telematica richiede, come suggerisce il termine stesso, di una connessione ad internet e, soprattutto, di strumenti adibiti a questo scopo. 

Vediamo insieme alcune soluzioni.

Facebook Messenger

Recentemente aggiornato, il sistema di messaggistica collegato al social di Palo Alto consente ora di organizzare videochiamate di gruppo, fino ad un massimo di 8 partecipanti. 

Essendo un servizio di messaggistica, consente anche l’invio di file e messaggi tra i vari utenti.

Pro:

1. è completamente Gratuito;
2. è di facile utilizzo;
3. quasi tutti hanno un profilo Facebook ed utilizzano già Messenger sul proprio smartphone;
4. esiste una versione da installare sul computer, sia in ambiente Windows che Apple. 

Contro: 

1. Non si possono effettuare videochiamate con più di 8 persone, questo vuol dire che non può essere utilizzato in condominio più grandi;
2. Non offre grandi strumenti di gestione della call;
3. Non è possibile accedere ad una video call di gruppo tramite link, ma chi la organizza deve aggiungere i vari utenti manualmente;
4. Non offre strumenti di condivisione schermo. 

WhatsApp

Quella che potrebbe apparire come la soluzione più immediata è, in realtà, la meno efficace dal punto di vista gestionale. 

Vediamo un po’ i pro e i contro. 

Pro: 

• tutti usano WhatsApp, anche persone di una certa età poco avvezze alla tecnologia;
• è diventato uno standard per la messaggistica e per le video chiamate;
• è facile da utilizzare;
• è gratuito. 

Contro: 

• Non si possono effettuare videochiamate di gruppo con più di 4 persone collegate contemporaneamente;
• Non ci sono strumenti di gestione della videochiamata;
• Non si può condividere lo schermo;
• Non si può invitare tramite link. 

Skype

Per molti anni Skype ha rappresentato lo standard per le telefonate e le videochiamate online, diventando molto popolare, soprattutto a livello business.

In effetti, è un ottimo strumento, anche se nel corso del tempo non si è evoluto tantissimo rispetto al passato. 

Vediamo un po’ i Pro e i contro. 

Pro: 

• è gratuito;
• è abbastanza intuitivo;
• può ospitare fino a 50 persone;
• consente la creazione di un link per invitare gli utenti ad accedere alla riunione, anche tramite email direttamente;
• consente la condivisione dello schermo e la gestione della videocall;
• offre una chat di gruppo collegata alla riunione video;
• si può creare un sondaggio per consentire, ad esempio, una votazione su determinati ordini del giorno;
• si possono inviare file, immagini e suoni;
• Si può accedere anche senza avere un account Skype, come ospite, sia scaricando l’app che tramite software o versione Web nel browser;
• La registrazione e tutti i contenuti condivisi tramite la chat restano attive per 30 giorni, consentendo quindi la consultazione anche nei giorni successivi. 

Contro: 

• è un po’ più macchinoso rispetto ad altri strumenti ai quali sono tutti abituati oggi;
• chi non lo hai utilizzato potrebbe avere difficoltà iniziali, soprattutto coloro i quali sono meno avvezzi alla tecnologia.

Google Hangouts

Un po’ meno noto ai più rispetto alle precedenti citate, questo strumento di Google non è affatto male. 

Vediamo i pro e i contro. 

Pro:

• è gratuita;
• è facile da utilizzare;
• è disponibile sia per mobile che per pc;
• consente la creazione di un link di invito;
• consente la condivisione dello schermo. 

Contro: 

• ha un limite di 10 partecipanti;
• per creare una riunione è necessario avere un account Google.

Zoom

Fino al periodo pre coronavirus questo servizio in Italia era quasi sconosciuto, se non in alcuni settori professionali, eppure rappresenta con ogni probabilità la migliore soluzione possibile per realizzare videoconferenze. 

Purtroppo, ha subito alcuni attacchi e manifestato delle vulnerabilità di sicurezza e privacy, ma sono stati rilasciati degli aggiornamenti che hanno risolto i problemi denunciati. 

Pro: 

• è molto performante e stabile, con un’ottima qualità del video e del suono;
• consente la creazione di riunioni fino ad un massimo di 100 partecipanti nella versione free;
• consente la programmazione dell’incontro, con la creazione di un appuntamento tramite Google Calendar e simili, invitando quindi gli utenti che dovranno prendere parte alla riunione via email, con tanto di promemoria;
• consente la creazione di un link dedicato;
• consente l’impostazione di una password, per mettere in sicurezza la riunione;
• la riunione viene registrata, sia in formato video sia audio. In questo modo, tutti possono averne una copia o, in ogni caso, può essere archiviata dall’amministratore;
• si può condividere lo schermo e gestire la visualizzazione dei vari utenti collegati;
• chi organizza il meeting può silenziare i microfoni di tutti;
• si può bloccare l’accesso alla riunione, per impedire che altre persone in possesso del link, ma non invitate, possano accedervi;

Contro: 

• essendo più evoluto degli altri, è anche un po’ più complesso da utilizzare;
• richiede l’installazione di un’app o del software sul pc;
• la versione free consente meeting di massimo 40 minuti, che potrebbero non essere sufficienti per una riunione di condominio;
• Per sbloccare funzionalità aggiuntive è necessario sottoscrivere un piano a pagamento. Il piano da $ 13,90 al mese potrebbe essere più che sufficiente, una spesa irrisoria ma che va messa in conto;

Conclusioni

Le assemblee di condominio del prossimo futuro potrebbero doversi svolgere esclusivamente online, almeno fino a quando la situazione del coronavirus non dovesse consentire, di nuovo, assembramenti e incontri in spazi ristretti. 

Però, quello che apparentemente può sembrare un limite potrebbe trasformarsi in un’opportunità, ottimizzando i tempi e rendendo questi incontri più rapidi ed efficienti. 

Ad esempio, silenziare il microfono e consentire interventi non simultanei, come invece accedere nelle riunioni tradizionali, potrebbe evitare litigi, discussioni sterili e perdite di tempo.